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Implementar um programa de compliance em uma companhia não é tão simples, mas você pode estruturá-lo seguindo alguns passos. Veja a seguir.
1. Faça um diagnóstico do negócio
O diagnóstico é uma avaliação das características e dos riscos do negócio. É preciso apurar o grau de exposição da empresa e de seus agentes, averiguar as chances de os eventos acontecerem, assim como eventuais custos e prejuízos. Algumas questões que podem ser observadas no diagnóstico são:
- tamanho da empresa;
- ramo de atuação;
- estrutura de governança;
- histórico de contingências administrativas e judiciais;
- níveis de controles internos;
- mapeamento dos processos;
- estrutura regulatória aplicada.
Com um diagnóstico elaborado, é possível pensar no planejamento de implementação do compliance. A ordem de execução precisa ser cronológica para que uma fase seja colocada em ação depois da outra, com o intuito de haver uma boa absorção.
2. Motive o interesse da liderança da empresa na implementação
O interesse dos membros que exercem cargos de maior nível hierárquico é imprescindível, no primeiro momento, para a aplicação do programa de compliance, já que são os diretores que respondem pela companhia e sabem o melhor momento para adotar o programa.
O modelo de compliance é inspirado pelos líderes porque são eles que incentivam os funcionários a executar as ações. A frequência com que eles falam sobre ética vai refletir diretamente nas atividades do negócio.
3. Mapeie os riscos e as estratégias de eliminação
A existência de uma empresa já faz com que ela corra riscos, dessa forma, é necessário verificar quais são eles e identificar a possibilidade real de eliminá-los ou reduzi-los. A minimização dos riscos só deve ser avaliada caso não exista nenhuma chance de anulá-los.
4. Determine políticas e código de conduta
As normas estabelecidas pelo governo e por órgãos regulamentadores devem ser seguidas pela organização. É essencial cumprir com todas as obrigações legais.
Também é necessário definir políticas fundamentais e criar um código de conduta para a companhia, estabelecendo as regras internas que propagarão as diretrizes norteadoras de resoluções de conflitos que possam aparecer.
O código de conduta deve ser seguido obrigatoriamente por todos os funcionários. Ele também precisa ser divulgado publicamente, alcançando clientes, fornecedores e parceiros.
5. Crie o time de compliance
Uma equipe deve ser montada para o planejamento e a aplicação do programa de compliance na instituição.
O seu tamanho vai depender do porte da empresa e do volume de trabalho executado pela área. Um time eficiente conta com:
- diretor de compliance;
- gerente de compliance;
- coordenador de compliance;
- analista de compliance.
Cada um terá as suas funções; por exemplo, o diretor deve monitorar e controlar a aplicação do compliance, e o analista vai implementar regras e procedimentos que ajudarão na gestão de riscos.
6. Promova treinamentos periódicos
Não basta somente implementar códigos e normas de conduta, é preciso também promover programas de treinamento, assegurando que todos os membros envolvidos nas práticas da empresa estejam atualizados quanto ao compliance.
Esses treinamentos precisam ser periódicos, possibilitando a inclusão de novos colaboradores e a reciclagem dos antigos.
7. Defina os canais específicos de comunicação
Além de criar o código, é preciso colocá-lo em ação.
Para administrar os problemas que possam surgir, é preciso criar canais específicos para denúncias e averiguações de situações. Esses canais precisam estar à disposição tanto do público interno (funcionários) quanto do externo (fornecedores e clientes), assegurando o anonimato.
Situações com operações comerciais inadequadas ou conflitos de interesses poderão ser informadas, ajudando a empresa a entender o tamanho do problema e atuar para trazer soluções em conformidade com o compliance.
8. Acompanhe o funcionamento do compliance
Acompanhe cada um dos pilares do compliance. Não basta somente criá-los, é necessário monitorar a operação e testar cada um dos itens da ação com frequência, para ter a certeza de sua efetividade.
9. Analise e corrija os problemas
As soluções não devem considerar apenas situações isoladas, mas sim todo o cenário que provocou tais ocorrências.
Isso quer dizer que um programa de compliance não é uma simples medida paliativa.
Ele tem como finalidade propor alterações permanentes nas práticas exercidas pelos membros da companhia.
Veja o Guia do Compliance.
