Como melhorar a gestão de documentos em escritórios de advocacia?

A gestão de documentos em escritórios de advocacia é um desafio que, cedo ou tarde, o profissional tem de enfrentar.

Afinal, quanto maior o número de causas, maior será a necessidade de manter registros, fotocópias, contratos e outros documentos.

Essa organização deve garantir a segurança e a disponibilidade dos arquivos. Isto é, as informações devem estar intactas e serem rapidamente encontradas diante de uma necessidade.

Sendo assim, leia o texto de hoje com bastante atenção e aprenda 5 excelentes medidas para melhorar o arquivamento do seu escritório!

1. Classifique os documentos

Os documentos costumam ser classificados em, pelo menos, dois grupos:

  • arquivo ativo, em que os documentos possuem um valor atual (processos em andamento, contratos vigentes, fichas de clientes, planilhas etc.);
  • arquivo inativo(ou arquivo morto), em que os documentos possuem um valor histórico ou de comprovação(boletos pagos, processos extintos, balanços antigos, contratos antigos etc.)

Essa primeira divisão facilita as atividades diárias, uma vez que o profissional pode focar sua pesquisa nos documentos usados com maior frequência.

2. Estabeleça padrões

Para uma boa gestão de documentos em escritórios de advocacia, o profissional precisa estabelecer um caminho simples para se chegar às informações pretendidas. Confira algumas práticas positivas:

Documentos separados por departamento

Os documentos contábeis, administrativos e jurídicos devem ser separados cada qual em pastas, armários ou salas diferentes, possuindo arquivos ativos e inativos próprios.

Documentos jurídicos divididos por clientes

O modelo mais comum nos escritórios de advocacia é a criação de uma pasta para cada cliente, concentrando suas informações em um único local.

Isso facilita busca por informações, uma vez que a pesquisa pode ser realizada por ordem alfabética.

Tais pastas possuem uma seção para cada assunto, por exemplo:

  • ficha de cadastro;
  • contrato de honorários;
  • fotocópias de documentos pessoais;
  • processos;
  • dentre outros.

Pasta de comprovantes de entrega

Por fim, é muito comum a criação de uma pasta específica para os comprovantes de entregas de petições e documentos, sejam eles recebidos dos clientes ou dos tribunais de justiça.

Os chamados “protocolos”, geralmente fotocópias assinadas ou pequenos recibos, são organizados por data, uma vez que a forma mais simples de encontrá-los é pelo dia da entrega do arquivo original.

3. Digitalize os arquivos

Na ampla maioria dos casos, o advogado trabalha com fotocópias. Os documentos originais ou são devolvidos para o cliente ou ficam sob a responsabilidade do Poder Judiciário.

Logo, não existem muitas razões para manter um arquivo físico, ocupando salas e gastando dinheiro com papéis cuja finalidade é apenas de consulta.

Por isso, digitalize tudo quanto possível, inclusive seguindo os padrões mencionados acima na hora de organizar as informações nos computadores.

4. Coloque os dados na nuvem

Um segundo passo após a digitalização de documentos é a transferência dos arquivos digitais para um serviço de armazenamento na nuvem.

A partir daí, qualquer pessoa com o nome de usuário e senha pode acessar os dados, em um dispositivo conectado à internet.

Isso permite que todos advogados do escritório utilizem os arquivos simultaneamente, além de transferir a responsabilidade pela manutenção dos dados para uma empresa especializada.

5. Escolha um responsável pelo setor

Com crescimento de um escritório, é comum a contratação de profissionais de suporte administrativo e de tecnologia da informação (TI).

Esse colaborador será o responsável pelas cópias de segurança, controle de acesso, manutenção das pastas etc.

Vale ressaltar que, ter um encarregado será útil mesmo quando o escritório optar pelo arquivo físico, principalmente em relação ao controle de entrada e saída de documentos.

Então, agora você já sabe como se adequar às melhores práticas de gestão de documentos em escritórios de advocacia e pode implementar mudanças importantes na sua atividade.

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Gestão de Escritório de Advocacia

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