Saiba mais sobre a gestão administrativa de escritório de advocacia

Você faz a gestão administrativa do seu escritório ou acha que isso não é necessário?

Se o seu desejo é o de ter um escritório de advocacia próspero, então precisa dar mais atenção a sua gestão. Esse fator é essencial, especialmente se você deseja se destacar da grande concorrência que existe hoje no setor.

Cada vez mais os advogados vêm sentindo a necessidade de melhorar a administração dos seus negócios e, atualmente, isso tem ficado mais fácil. Os profissionais podem contar, por exemplo, com softwares intuitivos, podendo acessá-los do celular ou de qualquer computador.

Porém, mesmo com a ajuda da tecnologia, é necessário modificar alguns processos e criar hábitos para fazer uma excelente gestão do seu negócio.

Quer saber como colocar isso em prática?

Então continue acompanhando o texto! Vamos explicar sobre os principais modelos de gestão de escritório de advocacia, bem como o que é preciso fazer para aplicá-los!

Quais são os principais modelos de gestão de escritório de advocacia e como eles funcionam?

Existem dois tipos de gestão de escritório de advocacia, que podem ser seguidos pelo seu negócio. A gestão vertical e a gestão horizontal. A seguir, vamos falar sobre como cada uma delas funciona. Veja!

Gestão vertical

No modelo de gestão vertical, as atividades administrativas são centralizadas. Nesse caso, a estrutura organizacional do escritório tem o formato de uma pirâmide, em que os gestores ficam no topo e os colaboradores de nível operacional, logo abaixo.

Apesar de ser a forma de gestão de escritório de advocacia mais comum, ela é pouco eficiente nos dias de hoje.

Além disso, gera desvantagens, como lentidão nos processos de tomada de decisões e funcionários desmotivados com o trabalho.

Gestão horizontal

No modelo de gestão horizontal, a estrutura organizacional não é em forma de pirâmide, mas sim linear. De tal modo, há um empoderamento dos colaboradores, que não dependem tanto dos gestores para tomar decisões pequenas no dia a dia.

Além do mais, a organização continua tendo cargos bem definidos, mas todos são tratados com o mesmo grau de importância, independentemente do nível hierárquico da função que exerce.

O modelo de gestão de escritório de advocacia horizontal é o mais indicado para os estabelecimentos modernos, uma vez que estimula o intraempreendedorismo. Isso quer dizer que os trabalhadores executarão as suas atividades com uma visão empreendedora, como se eles mesmos fossem os donos do negócio.

O que é preciso fazer para ter uma boa gestão de escritório de advocacia?

Para implementar uma boa gestão de escritório de advocacia, algumas boas práticas podem ser executadas.

Elas fazem com que o estabelecimento seja um lugar produtivo e eficiente, utilizando tecnologia e tendo como foco os resultados, por meio da gestão de pessoas. Na sequência, comentaremos as principais delas. Continue conosco e confira!

Padronização de informações

Essa é uma das dicas mais importantes que você precisa seguir e colocar em prática o quanto antes no seu escritório.

Determinar nomes e termos para identificar tipos de clientes, de cada área ou mesmo de acordo com o tipo de processo.

Você pode, inclusive, criar um fluxo de produção e anexar na parede dos ambientes. Dessa forma, fica mais fácil para cada profissional saber o que precisa ser feito e em que momento.

Uma estratégia que pode ser criada é a de separar os setores dentro do escritório: financeiro, administrativo, jurídico e outros que precisar. Assim, fazer a gestão fica muito mais dinâmico.

Gerenciamento de recursos

É justamente no gerenciamento dos recursos que mora a saúde financeira da empresa. Por isso, é preciso dar uma atenção especial a esse tópico e, assim, garantir uma boa gestão administrativa de escritório de advocacia.

Você pode ter inúmeros clientes, contas com bons rendimentos, mas se o gerenciamento desses recursos não for adequado, de nada adiantará, e a sua margem de lucro estará sempre abaixo do necessário para — por exemplo — fazer uma expansão do seu escritório.

Montar um fluxo de caixa pode te ajudar a identificar sazonalidades e também os principais gargalos do empreendimento. Uma boa gestão pode, também, determinar como economizar em setores específicos.

Exemplificando, o escritório de advocacia costuma gastar muito papel e materiais típicos. É uma parte dos recursos que poucos costumam prestar atenção, mas que pode ser a resposta para os seus problemas.

Ferramentas de controle

As ferramentas de controle ajudam a ter todos os processos mapeados e tudo o que foi feito, até determinado ponto, devidamente documentado. Também é uma forma de colocar todas as informações importantes do seu negócio em um único local.

Aqui, você pode usar planilhas ou até mesmo programas desenvolvidos exclusivamente para o seu tipo de negócio. O registro dos dados é muito importante para avaliar o quanto a empresa evoluiu e estabelecer metas.

É importante contar, ainda, com ferramentas de gestão em nuvem. Dessa maneira, será possível acessar os dados de qualquer local e não apenas nos computadores do escritório. Se você for a um congresso ou outro evento e ficar hospedado em um hotel, por exemplo, poderá acompanhar as movimentações do seu negócio a distância.

Gestão financeira

Separar as contas pessoais e empresariais é uma dica importante que nem sempre é seguida pelos advogados. Por isso, se você não tem esse hábito, convém rever as suas atitudes, pois, a mistura de contas pode acarretar prejuízos para a empresa.

Uma forma simples e fácil de fazer isso é encontrar um sócio e dividir com ele a receita que será usada para melhoria do ambiente e crescimento do escritório.

Por exemplo: um escritório tem dois sócios advogados que decidem dividir o lucro em três partes iguais, sendo uma para cada sócio e a terceira (uma conta separada) para o dia a dia do próprio escritório.

A abordagem do escritório ter seu próprio dinheiro é essencial para criar condições de um futuro crescimento da empresa. A gestão financeira é importante para que seu escritório seja competitivo e forte no médio e longo prazo.

Portanto, jamais tire dinheiro do caixa do escritório para pagar contas pessoais, como uma reforma da sua casa ou a mensalidade da escola do seu filho. É preciso que você defina um salário, assim como acontece para todos os colaboradores, e tire desse local o dinheiro que necessita para os seus gastos particulares.

Planejamento

Quer fazer uma boa gestão administrativa? Montar um bom planejamento é simplesmente indispensável. Essa é uma maneira de saber em que situação o seu escritório se encontra e de que forma ele pode melhorar.

O planejamento pode ajudar a traçar os caminhos para se alcançar uma meta ou um objetivo. O ideal é que ele possa ser facilmente entendido por toda a equipe e que tenha o envolvimento de todos os membros.

Agora você já sabe como fazer a gestão administrativa do seu escritório e como aplicá-la diariamente. Converse com seus colaboradores e lhes explique a sua importância, para que todos trabalhem juntos, visando um único objetivo: a expansão da empresa. Algo que será benéfico para todos os membros da equipe.

O advogado, para fazer a gestão administrativa, deve ter uma mente empreendedora. Entenda mais em nosso post que mostra como promover a expansão do escritório de advocacia.

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