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O canal de denúncias é um dos pilares do compliance necessário para o comprometimento não só da empresa para com seus funcionários, mas também, da empresa para com seus clientes e investidores. Trata-se de mais uma ferramenta de proteção recomendada pelo mercado e exigida para empresas com capital aberto na bolsa de valores, e para as empresas com Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (Cipa) através da Lei 14.457/2022, que instituiu o programa Emprega + Mulheres.
Ainda, a própria Lei Anticorrupção (Lei n. 12.846/2013) versa em seu Artigo 7º, inciso VIII, acerca da necessidade de haver um mecanismo interno para incentivo à denúncia, conforme se destaca:
“Art. 7º Serão levados em consideração na aplicação das sanções: I – a gravidade da infração; II – a vantagem auferida ou pretendida pelo infrator; III – a consumação ou não da infração; IV – o grau de lesão ou perigo de lesão; V – o efeito negativo produzido pela infração; VI – a situação econômica do infrator; VII – a cooperação da pessoa jurídica para a apuração das infrações; VIII – a existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica; IX – o valor dos contratos mantidos pela pessoa jurídica com o órgão ou entidade pública lesados; e X – (VETADO). Parágrafo único. Os parâmetros de avaliação de mecanismos e procedimentos previstos no inciso VIII do caput serão estabelecidos em regulamento do Poder Executivo federal”.
Inobstante sua importância, muito se verifica a existência de referido canal, mas sua ineficiência quanto ao tratamento das denúncias, implicando na perda da credibilidade do programa, além da quebra de confiança entre os envolvidos.
É necessário que o setor, de fato, receba as denúncias, trate com confidencialidade e investigue com acuidade, observando as peculiaridades de cada caso e, principalmente, agindo de forma humana e cordial para a melhor resolução da problemática.
A cultura organizacional e o incentivo da empresa quanto às denúncias devem sempre ser lembradas para que práticas de fraudes, assédios ou quaisquer outros atos irregulares sejam evitados/banidos, garantindo a ordem interna e o respeito individual.
Lidar com qualquer denúncia, seja por parte do denunciante, denunciado ou pelo próprio setor, não se trata de tarefa fácil e é necessário que o meio de comunicação seja límpido e não burocrático, a fim de que seu acesso não se mostre desafiador. É necessário que os profissionais do setor estejam altamente capacitados para o tratamento da denúncia e comprometidos com a confidencialidade. O anonimato do denunciante é imprescindível para haver segurança no repasse da informação com a certeza de que não sofrerá represálias, principalmente, do denunciado ou do alto escalão.
A Legal Ethics Compliance (LEC, 2022) traz observações importantes para garantir o sigilo da denúncia e o anonimato do denunciante, valendo os destaques:
“Medidas simples, mas preciosas podem ser adotadas para garantir o sigilo dos relatos: rever periodicamente os acessos do canal e os poderes desses usuários, estabelecer termo de confidencialidade às pessoas que tomarão contato com os relatos, criar domínios próprios (diferentes do domínio da empresa e sem acesso pelo TI) para e-mails confidenciais trocados pelos membros do departamento de compliance, exigir termo de confidencialidade dos parceiros forenses e ficar atento às faturas de prestadores de serviços, em razão das descrições dos serviços, que podem ser acessadas pelo financeiro”.
Há no mercado várias ferramentas que possibilitam o canal de denúncias, mas, também, é possível simplificar e instaurar meios não sistematizados, tais como e-mail específico, formulários, WhatsApp. O importante é que a empresa avalie algumas características que podem auxiliar na criação do canal, tais como: quantidade de funcionários na empresa, a fim de verificar qual meio seria mais eficiente para atender todas as demandas; perfil dos funcionários, com intuito de verificar se um canal virtualizado será eficaz ou se é necessário utilização de formulários/fichas escritas.
A tecnologia acaba se tornando uma grande aliada do setor, entretanto, não deve a empresa se abster de investir em um excelente treinamento para a equipe conforme o Código de Ética da empresa e com a legislação – principalmente trabalhista e da LGPD – sendo este o diferencial a ser alcançado.
Os canais de denúncia podem ser tanto internos quanto externos e, ainda, separados por setores de conhecimento, a exemplo de: recursos humanos, financeiro, jurídico, etc., transmitindo, assim, confiabilidade e especialidade na tratativa da denúncia. Além de ser necessário um profissional responsável pelas deliberações no setor, é recomendável a criação de um Comitê de Ética com membros da diretoria, conselho da administração, recursos humanos e jurídico, a fim de validar eventual decisão mais delicada ou impactante.
Conforme relatório emitido pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE, 2022) em 2022 mais casos de fraude são descobertos quando há canal de denúncia ativo, sendo localizado 46% (quarenta e seis por cento) fraudes mediante tais canais e 30% (trinta por cento) através de denúncias avulsas.
Em razão disso, fica demonstrado que a eficiência na localização e tratamento de uma denúncia através do canal é mais eficaz e menos arriscada de ser descoberta por terceiros ou em eventual auditoria do que os casos em que não há esse meio ativo ou efetivo.
Com o auxílio de uma consultoria altamente capacitada é possível criar um plano de ação adequado a cada negócio, tornando a eficiência do canal melhor administrável a longo prazo.
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Fontes:
ACFE. Association of Certified Fraud Examiners. Occupation Fraud 2022: A report to the nations. Disponível em: https://acfepublic.s3.us-west-2.amazonaws.com/2022+Report+to+the+Nations.pdf . Acesso em 30/03/2023.
GRC Solutions. 5 dicas para garantir a eficiência de um canal de denúncias. Disponível em: https://grcsolutions.com.br/dicas-canal-denuncias/ Acesso em 30/03/2023.
MAGLIARELLI. Filipe Henrique Vergniano. Legal Ethics Compliance. LEC. Incentivo ao canal de denúncia e estruturação do sistema de gestão de denúncias: de onde nascem frutos duradouros de um programa de compliance eficaz. Redação LEC. Outubro/2022. Disponível em: https://lec.com.br/incentivo-ao-canal-de-denuncias/ Acesso em 30/03/2023.
