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Cada dia que passa, as exigências do mercado e dos clientes quanto à transparência e credibilidade das empresas têm aumentado mais. Por este motivo, estratégias para adequação a essa nova realidade têm sido implementadas. Entre elas, está o compliance no escritório de advocacia. No entanto, para que os profissionais do direito consigam a efetividade esperada com a adoção desse recurso, é importante estarem preparados para essa tendência.
Para que você entenda como aplicar um programa de compliance eficaz no seu escritório, preparamos algumas dicas. Quer saber quais são? Então continue a leitura!
1. Invista no auxílio da alta administração
É muito importante o auxílio do alto escalão do escritório de advocacia para motivar o alinhamento de todos os funcionários ao programa implementado, tendo em vista que o exemplo tem que começar dos superiores hierárquicos.
2. Averigue os riscos
Essa averiguação contribui para a identificação dos riscos aos quais o escritório está submetido e quais setores estão mais expostos ao descumprimento das normas. O ideal é que essa análise seja feita frequentemente.
3. Elabore Políticas e Código de Conduta
Após a compreensão dos riscos, é necessário a implementação das diretrizes que envolvem a comunicação e treinamento dos trabalhadores.
O Código de Conduta é a principal regra interna do escritório, que vai orientar e ser complementado pelas demais políticas, criadas com fundamento no perfil do negócio, região de atuação, riscos e normas especiais.
4. Treine a equipe
O treinamento uma etapa importante para informar aos colaboradores a respeito das novas normas que estão sendo adotadas. Dessa forma, é necessário que toda a equipe do escritório seja treinada e comunicada de maneira periódica sobre tais regras.
Veja também sobre Liderança em Escritório de Advocacia.
5. Realize o controle interno
Trata-se do procedimento realizado para a verificação das operações realizadas dentro do escritório de advocacia, com o intuito de identificar se estão em conformidade com as normas propostas pelo programa de compliance.
6. Crie canais de comunicação
Por meio desses canais, é possível acompanhar a eficiência do programa e ajudar na prevenção e identificação de comportamentos impróprios. Mesmo que seja conhecido como canal de denúncias, essa ferramenta também deve englobar atendimento para esclarecer dúvidas e orientar sobre regras internas ou possíveis casos de conflito.
7. Faça investigações internas
Outra etapa do programa de compliance no escritório de advocacia é estar ciente das situações que colocam o escritório em risco e investigar quaisquer informações obtidas pelo canal de comunicação, com a finalidade de confirmar sua veracidade. É importante deixar claro que essa é uma função do compliance officer.
8. Realize auditoria e controle
É uma medida realizada com a finalidade de mensurar o sucesso dos procedimentos internos impostos, permitido a identificação de eventuais falhas para a melhoria dos controles. É fundamental que esse processo seja realizado por pessoas qualificadas e atualizadas quanto à legislação, Código de Conduta e Políticas da empresa.
Atualmente, o compliance no escritório de advocacia tem se tornando uma necessidade, já que, por meio dele, é possível prevenir ações inadequadas e estar atento a possíveis riscos que podem comprometer a relação saudável entre o negócio, mercado e clientes, afetando a credibilidade e confiança da marca.
Agora que você já sabe como implementar o compliance no seu escritório, confira agora as principais informações sobre a carreira de compliance officer e saiba mais sobre o tema!
